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  • Foto do escritorRenato Araújo

Sistemas para Excursões: o que são, como funcionam e sua importância

sistema para excursões

As excursões são um tipo bastante comum de viagem. De maneira geral, são viagens organizadas e coletivas, muitas vezes com um objetivo definido — como ir a um show ou festival noutra cidade, visita a uma praia, participação em um evento etc. — e muitas vezes contando com um guia.


Excursões podem ter objetivos turísticos, mas, a rigor, podem ter qualquer outra finalidade. Uma empresa pode organizar uma excursão para que funcionários conheçam uma filial da empresa noutra cidade, por exemplo.


O que caracteriza a excursão, de maneira geral, é ser uma viagem coletiva organizada em torno de um determinado objetivo, com roteiro previamente elaborado. Uma boa excursão tem uma preparação cuidadosa, na qual transporte, hospedagem e atividades são planejados previamente, de maneira a proporcionar uma ótima experiência a todas as pessoas envolvidas.


Muitas agências de turismo têm seu próprio sistema para excursões, visto que esse tipo de viagem tem grande demanda. Esses sistemas auxiliam no bom planejamento, que é fundamental para se realizar a excursão.


Antes de falar propriamente dos sistemas, iremos falar de algumas dicas importantes para se organizar uma excursão. O IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística) mostrou um crescimento de 7,5% das atividades turísticas no Brasil entre janeiro e novembro de 2023, e o ramo das excursões vem crescendo entre vários públicos, como a população com mais de 60 anos.


Vantagens: o que as pessoas procuram quando escolhem viajar em uma excursão?

Quando alguém procura uma excursão e não outra modalidade de viagem ela está à procura de alguns diferenciais. Uma boa excursão tem que proporcionar uma experiência diferenciada, que o excursionista não teria se viajasse sozinho.


Um exemplo de vantagem que costuma ser oferecido por empresas que organizam excursões é proporcionar aos participantes ingressos para as atrações turísticas que estiverem no roteiro da viagem. É comum nas excursões que vão para festivais ou grandes shows que juntamente com a viagem, sejam vendidos ingressos e itens que sirvam para marcar o momento, como camisas.


Isso evita, por exemplo, que os viajantes percam tempo em filas ou corram risco de não conseguirem ingressos em caso de eventos de alta demanda, em que as vendas online terminam em minutos ou horas.


O apoio logístico de guias turísticos e organizadores também garantem uma comodidade muito procurada por excursionistas. Quem procura uma excursão está, entre outras coisas, procurando por atividades organizadas, com roteiros bem planejados e hospedagem segura e já devidamente avaliada pelos organizadores.


Essa organização diferenciada explica, por exemplo, o fato de pessoas idosas, com preocupações adicionais de segurança, locomoção e mobilidade, procurarem especialmente as excursões quando desejam viajar. 


Pessoas procuram por excursões almejando, também, uma viagem com um planejamento mais robusto e organizado, ficando apenas algumas mínimas resoluções que tenham de fazer por si mesmas. Muitas pessoas observam na excursão uma oportunidade de apenas viajar, adquirindo um produto turístico completo e que não precisem pensar em roteiros ou procurar hospedagens, por exemplo.


A excursão também serve como um evento social. É uma maneira de fazer novas amizades, viajar com pessoas fora dos seus grupos de sociabilidade específica e compartilhar com elas os bons momentos e experiências da viagem.


Empresas que organizam excursões podem ter um grande diferencial quando promovem atividades que fomentem a socialização dos excursionistas, como visitas coletivas a determinados locais turísticos e outras atividades coletivas. 


Enfim, são muitas características da excursão que atraem os mais variados públicos. Tendo isso em vista, uma empresa de qualquer porte pode organizar uma boa excursão para os seus clientes.


Como organizar uma boa excursão?


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A palavra-chave para uma excursão é planejamento. Se ele for bem feito, a tendência é de que a excursão transcorra bem e proporcione uma experiência, seja turística, cultural ou profissional, das mais ricas para os participantes.


O contrário também é verdadeiro. Se o planejamento for falho, imprevistos terão mais chances de acontecer e a excursão poderá ter mais chances de enfrentar problemas.


E um bom planejamento começa com a definição de objetivos para a excursão. Todo o planejamento se desenvolve em torno dele. Com isso em mente, já se pode procurar as opções de transporte, o roteiro e atividades que serão desenvolvidas e, a depender da duração da excursão, a hospedagem. 

Nesse processo, a definição de um público alvo já poderá ser feita e as condições para a participação de interessados já devem ser determinadas. Juntamente com isso, os custos da excursão já devem ser calculados. 


Neste artigo, vamos falar mais detidamente sobre alguns desses pontos e, ao fim, sobre as vantagens de se usar um sistema para excursões que auxilie na organização.


Objetivos e destino

Como já dissemos, existem muitos perfis de excursão e esses perfis são delimitados pelos objetivos dela. As excursões podem ser de turismo, para atividades culturais específicas, para ecoturismo, atividades profissionais e muito mais.


Conforme os objetivos, o local é escolhido pelos organizadores da excursão. A maioria das excursões são organizadas em torno desses dois fatores.


É muito comum, em todo o Brasil, excursões regulares a locais famosos pelo turismo religioso, como as que são feitas para Aparecida do Norte. Elas acontecem durante todo o ano, mas em datas específicas, como no feriado de 12 de outubro, o volume dessas excursões aumenta.


Uma boa excursão nesse caso não iria se reduzir a deixar os excursionistas na porta da Basílica ou próximos do local de hospedagem. Seria interessante, por exemplo, montar um roteiro de atividades, visitas guiadas a locais importantes e de significado cultural e religioso da cidade, sempre tendo toda a estrutura e organização de transporte e locomoção já prontas.


Nesse sentido, também proporcionar todas as questões de segurança que forem necessárias. Por exemplo, as que envolvem questões burocráticas, como em excursões que permitem viagem de crianças, ou então proporcionar transporte adequado a quem conte com alguma dificuldade de locomoção, como no caso de pessoas idosas.


Público alvo, marketing e comunicação

Os objetivos, destino e roteiro da excursão também delimitam qual o nicho de público que essa excursão irá atrair. Demos acima o exemplo das excursões de turismo religioso em Aparecida do Norte. Mas existem outros tipos de excursão com demanda regular: os que ocorrem para shows internacionais de grande porte, para visitação de praias ou de ecoturismo, por exemplo, sempre geram grandes demandas e com certa regularidade.


Cada tipo de excursão chama a atenção de um público, e cada público requer um tipo de marketing e comunicação distinto, conforme seu perfil.


As redes sociais ajudam bastante nessa tarefa. Uma empresa de excursão especializada em viagens para shows e festivais pode voltar seus conteúdos de redes sociais para públicos que viajam para esses eventos. 


É interessante também disponibilizar aos clientes feedback de pessoas que participaram da excursão com os mesmos organizadores. Quanto mais relatos de boas experiências, que podem ser publicados nos sites das empresas de turismo que fazem excursões e nas suas redes, melhor. 


Um diferencial aqui é identificar a excursão com itens especiais e exclusivos, como camisas, chaveiros e outros que ajudam a marcar o momento, e que também servem para fidelizar os excursionistas.


Abrir canais para divulgar novas excursões para quem já participou de alguma organizada pela mesma empresa também é uma importante ação no sentido de fidelizar clientes.


Controle das inscrições e importância de um sistema para excursões

É fundamental, ao se organizar uma excursão, que se controle o número de pessoas inscritas. O tamanho da excursão determina uma série de providências logísticas a serem tomadas, como o transporte e a hospedagem. 


Além do número mínimo e máximo de pessoas que podem se inscrever, datas e prazos devem ser determinados, de maneira a não atrapalhar na resolução de questões burocráticas.


Tendo em vista o número de pessoas que irão se inscrever, também é um ponto fundamental para o planejamento financeiro da excursão.


Diante disso, sistemas automatizados são muito importantes. Quanto maior for a excursão, mais difícil é administrar as excursões usando métodos manuais. Assim, um sistema para agência de turismo como o da Excapy, no qual é possível administrar na mesma plataforma operações como a distribuição de vouchers e compra de pacotes para excursões, é fundamental.


Controle de imprevistos

Por melhor que seja o planejamento de uma excursão, imprevistos ocorrem. E é necessário ter recursos a postos para contornar qualquer um que vier a acontecer. Uma questão fundamental é que a empresa e responsáveis pela excursão dialoguem e tenham em mente tudo o que pode ser feito quando algo fora dos planos acontecer.


Em termos operacionais, o uso de um bom sistema para excursões, como o oferecido pela Excapy, podem ser fundamentais para evitá-los, usando sistemas automatizados. Não somente isso, mas com um controle dos dados e das transações, é sempre mais simples localizar e resolver possíveis problemas.


É fundamental saber dos participantes todas as informações sobre possíveis problemas de saúde, planos de saúde das pessoas caso as tenha e contato com familiares e/ou pessoas de confiança em caso de eventualidades.


Por fim, ao longo do roteiro, combinar pontos de encontro e ter sempre meios de contato em caso de perdas ou qualquer problema também é uma medida importante de segurança.


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